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Wann habe ich Anspruch auf (bezahlten) Sonderurlaub?

Hochzeit, Geburt, Todesfall oder Umzug: Wir erläutern, in welchen Fällen Arbeitnehmer einen Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub haben oder zumindest eine unbezahlte Freistellung von ihrem Arbeitgeber verlangen können.

Im Laufe des Lebens wird man immer wieder mit unvorhergesehenen Ereignissen konfrontiert. Vollzeitbeschäftigten gelingt es aber nur schwer, allen Verpflichtungen und Terminen außerhalb der Arbeitszeit nachzukommen.

Was ist, wenn man nur vormittags einen Termin beim Arzt bekommt, das Kind erkrankt oder sich ein Todesfall im Familien- oder Freundeskreis ereignet hat? Damit der Arbeitnehmer auch während der Arbeitszeit Termine wahrnehmen bzw. sich um das Kind kümmern kann, muss der Arbeitgeber ihn in manchen Fällen freistellen und diese Zeit sogar teilweise vergüten.

1. Was ist Sonderurlaub?

Grundsätzlich gilt der Grundsatz: „Ohne Arbeit kein Lohn“. Wird vom Arbeitnehmer also keine Arbeitsleistung erbracht, kann er vom Arbeitgeber dementsprechend auch keine Vergütung für diese Zeit verlangen.

Eine Ausnahme von diesem Grundsatz ist der Urlaub. Neben dem regulären Erholungsurlaub gewährt das Gesetz dem Arbeitnehmer in bestimmten Fällen zusätzlich noch sog. bezahlten Sonderurlaub. Im Gegensatz zum Jahresurlaub dient der Sonderurlaub aber nicht zur Erholung, sondern der Bewältigung besonderer Ereignisse bzw. Anlässe.

Der Arbeitgeber darf den Jahresurlaub also nicht um den gewährten Sonderurlaub kürzen. Sonderurlaub bekommt man als Arbeitnehmer immer noch zusätzlich zum Jahresurlaub.

In diesem Zusammenhang sind vor allem zwei gesetzliche Grundlagen von Bedeutung:

  • Der Arbeitnehmer kann seine Arbeitsleistung gegenüber dem Arbeitgeber verweigern, wenn es ihm aufgrund eingetretener außergewöhnlicher Umstände in Abwägung mit den Interessen des Arbeitgebers unzumutbar ist, zu arbeiten (§ 275 Abs. 3 BGB).
  • Der Arbeitnehmer verliert seinen Anspruch auf Lohn nicht, wenn er die Arbeitsleistung unverschuldet, vorübergehend und aus persönlichen Gründen nicht erbringen kann, s.u. (§ 616 BGB).

Der Arbeitnehmer kann seine Arbeitsleistung also immer verweigern, wenn ihm die Erbringung nicht zugemutet werden kann. Dieses Recht kann der Arbeitgeber weder einschränken noch ausschließen. Im Gegenzug muss er seinen Arbeitnehmer aber während dieser Zeit auch grundsätzlich nicht bezahlen (§ 275 BGB).

Davon gibt es Ausnahmen. Einfluss auf die Bezahlung haben verschiedene Faktoren:

2. Wann hat der Arbeitnehmer ein Recht auf bezahlten Sonderurlaub?

Ob ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub besteht, ergibt sich aus:

  1. Dem Tarif- oder Arbeitsvertrag
  2. Den Betriebsvereinbarungen
  3. Der sog. „betrieblichen Übung“ (s.u.)
  4. Dem Gesetz

Bundesbeamte können für die Frage nach Sonderurlaub einfach in die Sonderurlaubsverordnung (SUrlV) schauen. Dort sind ab § 5 bis § 22 alle denkbaren Ansprüche auf Sonderurlaub inklusive der Dauer der bezahlten Freistellung eindeutig bestimmt.

2.1 Aus Tarif-, Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung

Im ersten Schritt muss der Arbeitnehmer erstmal im Arbeits- bzw. Tarifvertrag oder in den Betriebsvereinbarungen nachlesen. Gibt es dort eine Regelung zum Sonderurlaub, so geht diese den gesetzlichen Bestimmungen vor.

Für Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst gilt beispielsweise der Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD). Dieser schreibt in § 29 (Arbeitsbefreiung) ganz exakt vor, in welchen Fällen der Arbeitnehmer wie viele Tage Sonderurlaub bekommt. Möglich sind bis zu vier Tage Sonderurlaub.

2.2 Betriebliche Übung:

Ein Anspruch auf Sonderurlaub aus betrieblicher Übung entsteht, wenn Sonderurlaub aus einem bestimmten Anlass so oft gewährt wurde, dass dieser im Betrieb schon zur Gewohnheit geworden ist. Dann darf der Arbeitnehmer gegenüber den anderen Arbeitnehmern, die in der Vergangenheit bezahlten Sonderurlaub erhalten haben, nicht benachteiligt werden. Der Arbeitgeber muss ihm also ebenfalls bezahlten Sonderurlaub gewähren.

Beispiel: In der Vergangenheit wurde Arbeitnehmern zum 25-jährigen Dienstjubiläum immer ein Tag Sonderurlaub gewährt. Mit dieser Tradition möchte der Arbeitgeber nun brechen und gewährt einem Arbeitnehmer deshalb keinen Sonderurlaub zu diesem Anlass. Da der Sonderurlaub durch die Handhabung in der Vergangenheit zur Gewohnheit geworden ist, darf der Arbeitnehmer seinen Kollegen gegenüber nicht schlechter gestellt werden. Dem Arbeitnehmer steht deshalb ein Tag Sonderurlaub aus sog. betrieblicher Übung zu.

2.3 Aus dem Gesetz:

Spezielles Gesetz

Vereinzelt findet man spezielle Gesetze zum bezahlten Sonderurlaub, die die Situation in diesem Fall explizit regeln. Das betrifft zum Beispiel:

  • Eine Betriebsratstätigkeit (§ 37 Abs. 2 BetrVG),
  • die Auszeit für Bewerbungsgespräche, wenn das Arbeitsverhältnis bereits entweder vom Arbeitnehmer oder vom Arbeitgeber gekündigt worden ist und der Arbeitnehmer deshalb nach einem neuen Job Ausschau halten will (§ 629 BGB),
  • die Erkrankung des Kindes ( 45 SGB V in Verbindung mit § 616 BGB) und die
  • Pflegebedürftigkeit von Angehörigen ( 2 PflegeZG in Verbindung mit § 616 BGB).

Allgemeines Gesetz

In den meisten Fällen ist aber § 616 BGB die zentrale gesetzliche Vorschrift für die Gewährung von bezahltem Sonderurlaub. Gibt es kein spezielles Gesetz für die Situation oder das Ereignis, wird auf diesen universellen Anspruch zurückgegriffen.

Wie eingangs schon erwähnt. hat der Arbeitnehmer nach dieser Vorschrift einen Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub, wenn er

  • unverschuldet,
  • vorübergehend und
  • aus persönlichen Gründen seiner Arbeitsleistung nicht erbringen kann.

Durch diese offene Formulierung ist eine Vielzahl an Fällen denkbar, bei denen bezahlter Sonderurlaub zu gewähren ist.

Von einer vorübergehenden Verhinderung spricht man, wenn die Dauer der Verhinderung im Verhältnis zur Dauer des Arbeitsverhältnisses nicht von Bedeutung bzw. nicht erheblich ist. Gemeint ist also eine verhältnismäßig kurze Zeit. Wie lange die Verhinderung genau andauern darf und für wie viele Arbeitstage Sonderurlaub im individuellen Fall besteht, ist gesetzlich nicht bestimmt.

Zur Orientierung werden gängige Tarifverträge (z.B. der Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes, s.o.) und die Rechtsprechung herangezogen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) fallen aber maximal ein paar Tage unter das Kriterium Sonderurlaub.

Beispiel: Durch einen Verkehrsunfall steht Arbeitnehmer A die Hälfte seines Arbeitstages in einer Vollsperrung auf der Autobahn. Fällt dieser halbe Arbeitstag unter den Sonderurlaub nach § 616 BGB?

Nein. Zwar ist die Verspätung in diesem Fall wohl unverschuldet und er konnte die Arbeitsleistung auch nur vorübergehend nicht erbringen. Die Verkehrsprobleme sind aber kein persönlicher Grund des Arbeitnehmers.

Achtung: Denkbar ist, dass der Arbeitgeber die Anwendung von § 616 BGB auf das Arbeitsverhältnis ausgeschlossen hat.

In diesem Fall muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zwar bei Unzumutbarkeit der Arbeitsleistung von der Arbeit freistellen, die Freistellung erfolgt dann aber ohne Bezahlung.

Wichtig: Arbeitnehmer, die in Gleitzeit arbeiten, sind relativ frei bzgl. ihrer Arbeitszeiten, sodass der § 616 BGB in der Regel gar keine Anwendung findet. Termine müssen dann so gelegt werden, dass sie nicht die Kernarbeitszeiten betreffen. Verlässt der Arbeitnehmer seine Arbeitsstelle während der Kernzeiten, hat er keinen Anspruch auf Bezahlung.

3. Typische Beispiele für bezahlten Sonderurlaub nach § 616 BGB

Eine Auflistung aller Fälle, bei denen der Arbeitnehmer bezahlten Sonderurlaub beantragen kann, gibt es im Gesetz nicht. Anerkannt ist der bezahlte Sonderurlaub zum Beispiel nach § 616 BGB in folgenden Fällen:

Arztbesuch

Der Arbeitnehmer muss Arzttermine grds. außerhalb seiner Arbeitszeiten legen. Manchmal überschneiden sich die Öffnungs- bzw. Sprechzeiten der Ärzte jedoch mit den Arbeitszeiten oder die Praxis kann aufgrund des vollen Terminkalenders nur einen Termin während der Arbeitszeiten anbieten.

Hier gilt für den Arbeitnehmer: Nur wenn ein Termin außerhalb der Arbeitszeiten nicht möglich ist und der Grund des Arztbesuches ein langes Warten unzumutbar macht, kann er auch während der Arbeitszeit und ohne Abzüge in der Vergütung zum Arzt gehen. Die bezahlte Freistellung betrifft dann aber nur die Zeit, die der Arbeitnehmer für den Arzttermin braucht. Lässt der Termin es zu, muss er davor bzw. danach wieder auf der Arbeit erscheinen.

Todesfall

Ebenfalls einen Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub hat der Arbeitnehmer, wenn sich ein Todesfall im nahen familiären Umkreis ereignet. Wenn also Eltern, Kinder (umfasst sind auch Adoptiv-, Pflege- und Stiefkinder), Ehe- oder Lebenspartner sterben, steht dem Arbeitnehmer bezahlter Sonderurlaub zu. Die Dauer des Sonderurlaubs wird gemessen an dem Verhältnis, das der Arbeitnehmer zum Verstorbenen hatte. Zu erwarten sind regelmäßig zwei Tage. Einen für den Todestag und einen für den Tag der Beerdigung.

Für Geschwister oder entferntere Verwandte, wie Cousins oder Onkel und Tante, muss kein bezahlter Sonderurlaub gewährt werden.

Geburt des Kindes

Die Mutter ist zur Zeit der Geburt selbstverständlich im Mutterschutz, sodass sie gar keinen Sonderurlaub braucht. Doch auch der Vater möchte in der Regel bei der Geburt seines Kindes dabei sein und seine Partnerin unterstützen. Bei verheirateten Eltern wird dem Vater nach § 616 BGB unstrittig ein Tag bezahlter Sonderurlaub gewährt. Manche Arbeitgeber sind großzügig und gewähren sogar zwei Tage Sonderurlaub.

Sind die Eltern nicht verheiratet, muss der Arbeitnehmer zwar an diesem Tag freigestellt werden, weil ihm die Erbringung der Arbeitsleistung unmöglich ist – das bedeutet aber nicht, dass er für diese Zeit auch vergütet wird. Sowohl in Tarifverträgen als auch in der Rechtsprechung wurde Eltern unehelicher Kinder der bezahlter Sonderurlaub nach § 616 BGB schon verwehrt.

Achtung: Gilt für den Vater der Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD), spielt der Familienstand für die Vergütung eine entscheidende Rolle. Nach dem Wortlaut des TVöD kann man nämlich allein für die Geburt „der Ehefrau oder der Lebenspartnerin im Sinne des Lebenspartnerschaftsgesetzes“ bezahlten Sonderurlaub beantragen. Trifft das nicht auf die Eltern zu, muss der Vater Urlaub nehmen oder eine unbezahlte Freistellung beantragen.

Im Jahre 2014 hat das Verwaltungsgericht in Berlin zwar entschieden, dass dem Vater der bezahlte Sonderurlaub bei der Geburt seines Kindes nicht allein wegen des Familienstandes ohne weiteres verweigert werden kann. Die Verordnung wurde daraufhin allerdings nicht geändert. Die Rechtslage bzgl. der Vergütung bei nicht verheirateten Eltern ist also weiterhin nicht ganz eindeutig. Es empfiehlt sich daher, mit dem Chef über die Vergütung zu sprechen und auf die Rechtsprechung zu verweisen.

Pflegebedürftigkeit und Erkrankung von Angehörigen

Ein wichtiges Beispiel ist die Pflege des erkrankten Kindes, § 45 Abs. 3 S. 1 SGB V i.V.m.  § 616 BGB.

Wer sein krankes Kind betreuen und pflegen muss, kann bis zu fünf Tage bezahlten Sonderurlaub bekommen. Muss das Kind länger als fünf Tage betreut werden, hat der Arbeitnehmer zwar weiterhin einen Anspruch auf Freistellung, aber nicht mehr auf Vergütung gegenüber dem Arbeitgeber.

Der Anspruch (maximale Dauer der Freistellung orientiert sich an der Zahlung von Kinderkrankengeld) besteht, wenn:

  • Der Kinderarzt die Beaufsichtigung, Betreuung und Pflege für erforderlich hält,
  • keine andere im Haushalt lebende Person das Kind betreuen kann und
  • das Kind noch keine 12 Jahre alt ist.

Statt der Vergütung vom Arbeitgeber kann der Arbeitnehmer dann aber von der Krankenkasse Kinderkrankengeld (90% des ausgefallenen Nettogehalts) für max. 10 Tage für jedes Kind im Jahr verlangen. Bei Alleinerziehenden stehen dem Arbeitnehmer sogar 20 Tage pro Kalenderjahr und Kind zu.

Insgesamt ist eine Freistellung bei Bezahlung von Kinderkrankengeld an bis zu 25 (nicht Alleinerziehend) bzw. 50 (Alleinerziehend) Arbeitstagen im Jahr möglich. Bei drei (oder mehr) Kindern kann der Arbeitnehmer also nicht mehr für jedes Kind die vollen 10 bzw. 20 Tage (Alleinerziehend) ausschöpfen.

Selbst wenn der § 616 BGB vom Arbeitgeber ausgeschlossen wurde, hat der Arbeitnehmer also immerhin noch einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung von max. 10 bzw. 20 Arbeitstagen pro Kalenderjahr sowie auf Kinderkrankengeld.

Ähnliches gilt bei der Pflegebedürftigkeit eines nahen Angehörigen, § 2 PflegeZG:

Ein Arbeitnehmer kann bis zu fünf Arbeitstage zu Hause bleiben, wenn ein pflegebedürftiger naher Angehöriger in einer akut aufgetretenen Pflegesituation ist und der Arbeitnehmer

  • bedarfsgerechte Pflege organisieren
  • oder eine pflegerische Versorgung in dieser Zeit sicherstellen muss.

Wer längere Zeit beanspruchen muss, kann sich für max. 10 Tage freistellen lassen, aber dann keine Vergütung vom Arbeitgeber verlangen. Stattdessen gibt es für den Arbeitnehmer ein Pflegeunterstützungsgeld.

Selbst wenn der § 616 BGB vom Arbeitgeber ausgeschlossen wurde, hat der Arbeitnehmer also immerhin noch einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung von max. 10 Arbeitstagen sowie auf Pflegeunterstützungsgeld.

Heirat

Oft beinhalten Tarifverträge keine Regelung zur Bestimmung des Sonderurlaubs bei der Hochzeit. So gibt es auch keine Regelung zur Orientierung im TVöD.

Das Standesamt hat allerdings in aller Regel nur vormittags geöffnet, sodass viele Arbeitnehmer während ihrer eigentlichen Arbeitszeit heiraten. Die Arbeitsgerichte entscheiden hier relativ kulant im Sinne des Arbeitnehmers und sehen regelmäßig einen Tag Sonderurlaub als angemessen an. Nach dem Bundesarbeitsgericht (BAG) ist sogar ein weiterer Tag Sonderurlaub für die kirchliche Trauung möglich. So entschied das BAG in seinem Ur­teil vom 27.04.1983 mit dem Aktenzeichen 4 AZR 506/80.

Bezahlter Sonderurlaub kann aber nicht nur wegen der eigenen Hochzeit beantragt werden, sondern auch bei der Hochzeit eines nahen Verwandten (Kind oder Elternteil).

Für entferntere Verwandte, wie Cousinen und Enkel, muss der Arbeitnehmer in der Regel einen Urlaubstag opfern.

Umzug

Einen Tag bezahlten Sonderurlaub gibt es bei einem Umzug grundsätzlich nur, wenn der Umzug aus beruflichem Anlass erfolgte.

Ist ein privater Grund Anlass für den Umzug, kann der Arbeitnehmer keinen bezahlten Sonderurlaub verlangen.

Staatsbürgerliche Pflichten

Sonderurlaub muss auch für die Erfüllung von Staatsbürgerlichen Pflichten gewährt werden. Das ist zum Beispiel die Wahrnehmung eines Gerichtstermins. Wurde der Arbeitnehmer als Zeuge geladen oder in eigener Sache vor Gericht bestellt, muss er der Ladung nachkommen. Da Gerichtstermine regelmäßig vormittags stattfinden, muss der Arbeitgeber ihn für diese Zeit freistellen.

Da ein Gerichtstermin den Arbeitnehmer „vorübergehend und aus persönlichen Gründen“ an der Arbeit hindert, hängt die Bezahlung nur davon ab, ob der Arbeitnehmer unverschuldet der Arbeit fernbleibt (s.o. zu § 616 BGB). Hat er also selbst z.B. eine Straftat begangen und muss deshalb vor Gericht erscheinen, bleibt er nicht unverschuldet fern. Dementsprechend muss der Arbeitgeber ihn für diese Zeit auch nicht bezahlen, sondern nur unbezahlt freistellen.

Wie beim Arztbesuch gilt, dass der Arbeitnehmer (sofern zeitlich möglich) vor bzw. nach dem

Gerichtstermin auf der Arbeit erscheinen muss. Gleiches kann für andere notwendige Behördengänge gelten, wobei (wie beim Arzttermin) immer erst versucht werden muss, einen Termin außerhalb der Arbeitszeit zu bekommen.

Wichtig: Der Arbeitgeber kann immer einen geeigneten Nachweis für den Grund des Sonderurlaubs verlangen (z.B. Attest oder Heiratsurkunde).

4. Kann der Sonderurlaub auch später genommen bzw. nachgeholt werden?

Nein. Sonderurlaub kann immer nur während des andauernden Ereignisses genommen werden, das den Arbeitnehmer an der Ausübung seiner Arbeit hindert.

Fällt das Ereignis (z.B. eine Geburt) oder ein Termin auf einen Tag, an dem der Arbeitnehmer sowieso frei hat, z. B. einen Sonntag oder in den Urlaub, bekommt er am nächsten Arbeitstag nicht frei. Der Sonderurlaub verfällt dann und kann nicht nachgeholt werden. Sonderurlaub soll den Arbeitnehmer nur dann freistellen, wenn er seine Arbeitsleistung nicht erbringen kann, obwohl er unter normalen Umständen müsste. Die Freistellung wird nur bis zu dem Zeitpunkt gewährt, zu dem der Grund der Arbeitsverhinderung entfällt.

Daher muss man nach einem Gerichts- oder Arzttermin auch wieder auf der Arbeit erscheinen.

5. Was kann ich tun, wenn ich keinen bezahlten Sonderurlaub bekomme, aber der Jahresurlaub schon verbraucht ist?

Genehmigt der Arbeitgeber keinen bezahlten Sonderurlaub (weil er es nicht muss) und hat der Arbeitnehmer keinen Urlaubstag mehr übrig, kommt nur noch eine unbezahlte Freistellung in Betracht. Dafür muss geprüft werden, ob die Erbringung der Arbeitsleistung für den Arbeitnehmer unzumutbar ist. Ist dies der Fall, kann der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung verweigern.

Ist der Arbeitgeber nicht zu einer Freistellung verpflichtet, bleibt dem Arbeitnehmer nichts anderes übrig, als einen seiner Urlaubstage zu opfern. Hat er keinen Urlaubstag mehr übrig, hat er schlicht und einfach Pech gehabt. Hier hilft dann nur noch ein vernünftiges Gespräch mit dem Arbeitgeber. Gibt es einen triftigen Grund für das Begehren, wird der Arbeitgeber vielleicht Verständnis zeigen und die unbezahlte Freistellung bewilligen.

6. Fazit

  • Man unterscheidet zwischen unbezahlter Freistellung und bezahltem Sonderurlaub.
  • Ein Recht auf unbezahlte Freistellung hat der Arbeitnehmer immer, wenn ihm die Erbringung seiner Arbeitsleistung nicht zugemutet werden kann.
  • Sonderurlaub muss immer vergütet werden, wenn die Arbeitsleistung unverschuldet, vorübergehend und aus persönlichen Gründen nicht erbracht werden kann.
  • Der Arbeitgeber kann den Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub im Arbeitsvertrag ausschließen sofern der Ausschluss nicht gesetzlich verboten ist.
  • Angestellte im öffentlichen Dienst und Beamte finden (sofern sie in den Anwendungsbereich fallen) spezielle Regelungen zum Sonderurlaub im Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) bzw. in der Sonderurlaubsverordnung (SUrlV) für Beamte.
  • Sonderurlaub kann nur während des Ereignisses genommen werden, das den Arbeitnehmer an der Erbringung seiner Arbeit hindert. Danach verfällt der Sonderurlaub.